Viajes de empresa: Cómo establecer una buena política de viajes corporativos

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¿Se están perdiendo los viajes de empresa en el mundo de los negocios…? ¿En tu empresa se viaja menos? Pandemia aparte, es verdad que muchos viajes de trabajo han sido sustituidos por las videoconferencias, sobre todo, y también el video streaming aplicado a eventos, congresos…

Sin embargo, en el mundo globalizado en que vivimos, nada como establecer nuevas relaciones comerciales en ferias sectoriales allí donde tengan lugar, celebrar eventos con las sucursales de las grandes corporaciones o desbloquear negociaciones y cerrar acuerdos in situ con un apretón de manos. 

Por eso, la mayoría de los empresarios coinciden en que los viajes de empresa son vitales para la salud de su negocio… Como apartamentos de alquiler en Madrid para viajes de negocios, acostumbrados a recibir a múltiples ejecutivos en desplazamientos por trabajo, lo sabemos bien. 

¿Qué ha pasado entonces? Durante muchos años los viajes de trabajo mal gestionados han sido un coladero de gastos difícil de sostener en el actual clima económico… Por esa razón, muchas empresas han establecido una política de viajes corporativos seria a la que los ejecutivos se deben adherir… ¿Los resultados? Sorprendentes. Es la forma de conseguir que los viajes de empresa sigan cumpliendo su función, pero con una importante contención de gastos. 

Vamos a explicarte aquí en qué consiste una política de viajes de empresa y cómo establecerla en tu negocio para que estos sean verdaderamente rentables.

¿Cuándo debe establecerse la política de gestión de viajes en una empresa? 

Las normas y procedimientos internos deben implantarse cuanto antes, lo que equivale a decir que desde el momento en que los viajes de empresa empiezan a ser frecuentes, los realizan diferentes personas y hay que establecer un presupuesto aparte para los mismos. 

Qué aspectos deben quedar claros 

El marco normativo de la política de viajes corporativos debe establecer políticas de gasto concretas que permitan ajustarse al presupuesto que la empresa establezca para tal fin. 

Por ejemplo, no se permiten viajes en clases superiores en el transporte aéreo o ferroviario; se autoriza el alquiler de coches hasta determinada tarifa diaria; se pueden alquilar alojamientos solo de cierto tipo y nivel… O bien establecer a partir de qué escalafón de la empresa se puede reservar en clase preferente en aviones, ir a hoteles de más estrellas, etc. 

Asimismo, se establecen los gastos que pueden ser reembolsables, la forma de justificar los mismos y qué autorización o firma requieren. 

En el caso de los hoteles, por ejemplo, conviene que los empleados que hagan viajes de trabajo conozcan qué servicios complementarios al alojamiento con coste adicional pueden solicitar (por ejemplo, Wi-Fi, lavandería, late check-out, parking o servicio de habitaciones, centro de negocios…). Aspectos así también deben quedar reflejados, por tanto, en la política de viajes de empresa. 

Asimismo, se debe aludir a los casos en que estarán cubiertas las invitaciones a los clientes a restaurantes, etc. 

Esta política de gestión de viajes va a permitir que los ejecutivos que realicen viajes de trabajo puedan centrarse en sus tareas sin tener que tomar decisiones constantes que les distraigan de su cometido. 

Cómo implementar un protocolo en la política de viajes de empresa

Preaprobación del viaje

Lo primero que se debe establecer es un procedimiento para que el viaje de trabajo sea aprobado por un superior, que garantice con su firma que el desplazamiento está justificado. 

En la ficha se debe concretar el destino, las fechas del viaje, cuáles son los objetivos del desplazamiento y el coste estimado, si es posible. 

Reserva del viaje corporativo

La empresa debe establecer los canales a través de los que se deben realizar las reservas de viaje y también los plazos en que se debe preavisar para conseguir optimizar los costes especialmente en el transporte aéreo y los alojamientos. Se puede concretar qué personal administrativo se encargará de las reservas o en qué casos y mediante qué canales lo puede hacer cada empleado.

Establecimiento de proveedores de preferencia

Cuando el presupuesto en viajes aumenta puede ser una buena idea contar con acuerdos especiales con los proveedores de alojamiento, hoteles, agencias, empresas de alquiler de coches… Así, la empresa puede ser beneficiaria de tarifas preferentes. 

Medios de transporte complementarios

Durante la estancia, conviene que todos tengan claro en qué casos pueden recurrir a un taxi o al alquiler de vehículo, y en qué casos (por ejemplo, grandes ciudades con precios prohibitivos) es mejor tomar un servicio de shuttle al aeropuerto, por poner un ejemplo típico. 

Dietas por desplazamientos

En la política de viajes corporativos, conviene establecer qué presupuesto se puede dedicar a dietas y otros gastos imprevistos en según qué viajes, diferenciando, por ejemplo, los nacionales y los internacionales. 

Actuación ante potenciales riesgos durante el viaje

Otro de los objetivos de la política de viajes debe encaminarse a crear un marco seguro para los empleados de la empresa que se vean obligados a desplazamientos frecuentes. Por eso, es importante establecer un protocolo de actuación en caso de urgencia: accidentes, problemas sobrevenidos de salud, repatriación por fallecimiento de un familiar, etc. Así, el viajero sabrá en todo momento cómo debe proceder y a quién avisar en caso de que se produzca cualquier problema durante el desplazamiento por trabajo.

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